Integritetspolicy för kandidater och referenser i samband med rekrytering

1. Inledning

Denna information riktar sig till dig som ansöker om ett jobb hos något bolag inom KF-koncernen, exempelvis Coop Sverige AB, Coop Logistik AB eller hos någon av Coops konsumentföreningar. Den riktar sig även till dig som är referens för en kandidat som ansöker om jobb hos ovan nämnda bolag. Det är viktigt för oss att du som arbetssökande eller referens känner förtroende för hur vi behandlar dina personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi är måna om att skydda din personliga integritet och behandla dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). I denna integritetspolicy hittar du information om hur dina personuppgifter behandlas under och efter rekryteringsprocessen.

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras och du kan ta del av den senaste versionen genom att kontakta Coops centrala HR-avdelning.

Coop HR, e-post: hrchefskontakt@coop.se

Vi försöker alltid vara så tydliga som möjligt med hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du fortfarande frågor om hur vi behandlar dina uppgifter efter att ha läst denna policy – kontakta gärna vårt dataskyddsombud.

Coops dataskyddsombud, e-post: dso@kf.se

2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Det är det bolag eller den förening som du ansöker om jobb hos som är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du finner en lista över de olika personuppgiftsansvariga inom KF-koncernen längst ner i den här integritetspolicyn.

3. Personuppgifter som samlas in från annan källa

Förutom personuppgifter som du själv lämnar till oss eller som vi själva har dokumenterat om dig under din anställning kan vi också samla in uppgifter från andra källor. Vilka personuppgifter vi samlar in från dig och från vilken källa vi har hämtat uppgifterna ser du i tabellen nedan.

4. Varför vi använder dina personuppgifter och hur länge vi sparar dem

Ändamål och laglig grund

Under rekryteringsprocessen kommer vi behöva behandla personuppgifter som rör dig som arbetssökande för olika ändamål, så som att kunna utvärdera din arbetsansökan samt dina kunskaper och färdigheter för att kunna avgöra huruvida du är en lämplig kandidat för oss eller för att kunna ingå ett anställningsavtal med dig.

Vi kommer även att behandla personuppgifter om dig som är referens för en arbetssökande kandidat i en av våra rekryteringsprocesser.

Personuppgifterna som vi har samlat in om dig används för olika ändamål. I detta avsnitt förklarar vi varför vi använder dina personuppgifter, ger exempel på behandlingar som vi utför för att uppfylla ändamålet och vilken laglig grund som vi baserar behandlingen på.

Lagring

Allmänt sett sparar vi dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla ändamålen som vi samlade in dina uppgifter för. Uppgifterna kan också komma att sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. För oss är det viktigt att du vet om hur länge vi behåller dina personuppgifter. I tabellerna nedan förtydligar vi hur länge dina uppgifter sparas.

4.1. För att kunna tillsätta våra tjänster och kunna bedöma om den arbetssökande är lämplig för den aktuella positionen

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur långt i rekryteringsförfarandet du som arbetssökande kommer samt vilken roll du ansökt om.

Behandlingar som utförs för ändamålet

• Vi tar emot din ansökan i vårt rekryteringsverktyg inklusive ber dig besvara eventuella urvalsfrågor
• I vissa fall kan vi kontakta dig gällande en tjänst utan att du aktivt sökt den. Det kan förekomma om vi fått dig rekommenderad eller hittat din profil på LinkedIn.
• Vi bedömer om du uppfyller kriterierna för den aktuella positionen
• Vi kontaktar dig gällande din ansökan (exempelvis för att be dig komplettera ansökan, meddela att du inte gått vidare i rekryteringsprocessen eller för att ställa frågor)
• Vi bokar in intervjuer med dig och/eller ber dig genomföra eventuella tester
• För vissa befattningar genomförs bakgrundkontroller som en del av rekryteringsprocessen

Exempel på kategorier av personuppgifter

• Namn
• Adress
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• CV
• Utbildning
• Arbetslivserfarenhet
• Intyg
• Examensbevis
• Personligt brev
• Uppgifter från offentlig profil på LinkedIn
• Resultat och utvärderingar av intervjuer
• Resultat från personlighet- och färdighetstester
• Anteckningar från intervjuer (exempelvis uppsägningstid från tidigare arbetsplats)
• Utkomst av bakgrundkontroll

Laglig grund

Vårt berättigade intresse av att kunna tillsätta tjänster och hitta rätt kandidat för rätt position.

Mottagare av personuppgifter

• Leverantör av rekryteringsverktyg
• E-postleverantör eller andra kommunikationstjänster
• Systemleverantör för personlighet- och färdighetstester
• Eventuell extern rekryteringsfirma
• Systemleverantör för digital referenstagning

Lagringstid

Vi lagrar personuppgifterna i 2 år från det att ansökningsperioden för den aktuella positionen löpt ut. Uppgifterna lagras i enlighet med diskrimineringslagen (2008:567) för att vi ska kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk med anledning av rekryteringsförfarandet.

4.2. För att kunna genomföra referenstagning på kandidater

För den eller de kandidater som går vidare till slutskedet av en rekryteringsprocess kan vi komma att genomföra referenstagning. För referenstagningen behandlar vi personuppgifter både om den arbetssökande kandidaten och om den eller de referenser som kandidaten angivit. 

Behandlingar som utförs för ändamålet

• Vi begär in namn och kontaktuppgifter till de referenser som kandidaten vill ange
• Vi kontaktar referenserna och ber dem besvara ett antal frågor om kandidaten, antingen via telefon, mail eller formulär via externt referenstagningsverktyg
• Vi sammanställer informationen som inkommer via referenstagningen

Exempel på kategorier av personuppgifter 

• Namn
• Adress
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• Arbetslivserfarenhet/nuvarande eller tidigare arbetsgivare
• Befattning
• Svar på frågor som ställs vid referenstagning

Laglig grund

Vårt berättigade intresse av att kunna ta referenser på våra kandidater för att säkerställa en kvalitativ och ansvarsfull rekryteringsprocess.

Mottagare av personuppgifter

• Systemleverantör för digital referenstagning
• E-postleverantör eller andra kommunikationstjänster
• Systemleverantör för personlighet- och färdighetstester
• Eventuell extern rekryteringsfirma
• Leverantör av HR-system

Lagringstid

Vi lagrar personuppgifterna i 2 år från det att ansökningsperioden för den aktuella positionen löpt ut. Uppgifterna lagras i enlighet med diskrimineringslagen (2008:567) för att vi ska kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk med anledning av rekryteringsförfarandet.

4.3. För att kunna ingå anställningsavtal med den arbetssökande

När rekryteringsprocessen är genomförd och du som slutkandidat blir erbjuden den aktuella tjänsten behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna ingå anställningsavtal med dig.

Behandlingar som utförs för ändamålet

• Vi sammanställer dina personuppgifter och arbetsvillkor i ditt anställningsavtal
• Vi samlar in uppgifter om din eventuella fackliga tillhörighet när vi förmedlar ditt anställningserbjudande i syfte att tilldela dig rätt anställningsvillkor enligt gällande kollektivavtal
• Vi förmedlar anställningsavtalet till dig för signering

Exempel på kategorier av personuppgifter

• Namn
• Adress
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• Facklig tillhörighet
• Lön
• Befattning

Laglig grund

Ingående av avtal (anställningsavtal).

Mottagare av personuppgifter

• Leverantör av HR-system
• Leverantör av lönesystem

Lagringstid

Vi behandlar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för att kunna ingå anställningsavtalet. Notera att samma personuppgifter som behandlas för att kunna ingå anställningsavtal sedan kommer att fortsätta behandlas för andra ändamål under pågående anställning.  

4.4 För att kunna kontakta dig angående potentiella framtida lediga tjänster

Om du tidigare ansökt om en tjänst hos oss men inte blivit utvald för den sökta tjänsten kan vi, med stöd av ditt samtycke, komma att behandla dina personuppgifter för att ta kontakt med dig gällande potentiella framtida lediga tjänster. Vi kan också ta kontakt med potentiella arbetssökande utifrån rekommendationer eller från rekryteringsfirmor om lediga tjänster.

Behandlingar som utförs för ändamålet

• Vi sparar dina personuppgifter i vårt rekryteringsverktyg för att kunna matcha din profil med framtida lediga tjänster
• Vi kontaktar dig gällande framtida lediga tjänster

Exempel på kategorier av personuppgifter

• Namn
• Adress
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• CV
• Utbildning
• Arbetslivserfarenhet
• Intyg
• Examensbevis
• Personligt brev
• Resultat och utvärderingar av intervjuer
• Svar från tidigare urvalsfrågor
• Tester
• Anteckningar från intervjuer (exempelvis uppsägningstid från tidigare arbetsplats)

Laglig grund

Ditt samtycke till att vi sparar dina personuppgifter och att dessa kan behandlas för att kontakta dig i framtida rekryteringsprocesser.

Mottagare av personuppgifter

• Leverantör av rekryteringsverktyg
• Leverantör av HR-system

Lagringstid

Vi sparar dina personuppgifter för det här ändamålet så länge du samtycker till detta, men som längst i 2 år. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss via e-post.

Coop HR, e-post: hrchefskontakt@coop.se

4.5. För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Ibland kan tvister uppkomma där vi behöver kunna utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I samband med sådant ärende kan vi behöva behandla dina personuppgifter.

Behandlingar som utförs för ändamålet

Vi använder de personuppgifter som krävs för att kunna hantera den relevanta tvisten. Det kan röra sig om rättsliga anspråk enligt diskrimineringslagen (2008:567).

Exempel på kategorier av personuppgifter

• Namn
• Adress
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• CV
• Utbildning
• Arbetslivserfarenhet
• Intyg
• Examensbevis
• Personligt brev
• Resultat och utvärderingar av intervjuer
• Testresultat
• Anteckningar från intervjuer (exempelvis uppsägningstid från tidigare arbetsplats)

Laglig grund

Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Laglig grund för särskilda kategorier av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. För detta ändamål kan vi behandla känsliga uppgifter om det är nödvändigt för att bemöta rättsliga anspråk i en tvist.

Mottagare av personuppgifter

• Arbetsgivarorganisationer
• Domstolar
• Fackliga representanter
• Juridiska ombud och/eller andra motparter
• Offentliga myndigheter

Lagringstid

Under den tid som det finns risk för tvist. Vid bedömning av hur länge det finns risk för tvist ser vi till preskriptionstider enligt tillämplig lag som gäller för olika tvister.

5. Hur vi lämnar ut dina uppgifter till tredje part

Ibland kommer vi att behöva lämna ut dina uppgifter till andra företag. Dina personuppgifter kan exempelvis komma att delas med andra bolag och föreningar inom KF-sfären. Vi kan även dela personuppgifter med externa samarbetspartners och leverantörer. Vissa av dessa är personuppgiftsbiträden till oss och vissa är självständigt personuppgiftsansvariga. Nedan finner du en sammanställning av de mottagare som kan komma att ta del av dina personuppgifter. 

Mer information om vilka mottagare som kan få ta del av dina personuppgifter för våra olika ändamål hittar du  i avsnitt 4.

6. Tredjelandsöverföringar

Ibland kan vi vara tvungna att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Detta kan vara när vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag enligt avsnitt 4-5. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns tillräckliga garantier för att dina personuppgifter hanteras på ett bra sätt.

För att skydda dina personuppgifter när vi överför dem har vi därför ingått avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller kontrollerat att det finns ett beslut om adekvatskyddsnivå som gäller för mottagarlandet. Du kan få en kopia på skyddsåtgärderna genom att höra av dig till vår HR-avdelning.

7. Kom ihåg dina rättigheter!

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vilka dessa rättigheter är, vad de innebär och hur du utövar dem.

Hur utövar jag mina rättigheter?

Vill du utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta vår HR-avdelning.

Coop HR, e-post: hrchefskontakt@coop.se

8. Personuppgiftsansvariga

Nedan lista redogör för de olika personuppgiftsansvariga inom KF-koncernen. Det är den organisation/förening där du söker jobb som är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.