Om personuppgifter för förtroendevald i konsumentförening inom KF – integritetspolicy

Informationen gäller dig som kandiderar till eller är förtroendevald i någon av KF:s konsumentföreningar. Syftet är att ge mer detaljerad information om varför och hur vi behandlar dina personuppgifter.

1. Inledning

Kooperativa förbundet ekonomisk förening (org. nr 702001-1693) (”KF”) tillsammans med anslutna konsumentföreningar värnar om din personliga integritet och vi vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. För oss på KF är det viktigt att vara öppna med hur vi behandlar personuppgifter i samband med föreningsstämmor i KF och vi vill genom denna integritetpolicy ge dig information om hur vi kommer behandla dina personuppgifter och för vilka ändamål. Den är den konsumentförening som du kandiderar till och blir förtroendevalt i som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Denna integritetspolicy riktar sig till dig som kandiderar för att bli förtroendevald, exempelvis som ägarombud eller valberedare, i din konsumentförening. Här ger vi dig information om hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med att du:

Kandiderar till eller är ägarombud i din konsumentförening
Blir eller är valberedare i din konsumentförening
Blir eller är ledamot i din konsumentförenings styrelse
Blir eller är granskare ur medlemsperspektiv
Blir eller är förtroendevald revisor

Har du ytterligare frågor om hur vi behandlar dina uppgifter efter att ha läst denna policy är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via e-post dso@kf.se.

2. Hur personuppgifter samlas in

Vi samlar in dina personuppgifter i samband med att du kandiderar, blir tillfrågad eller på annat sätt visar intresse för att bli förtroendevald i din konsumentförening.

3. Varför vi använder dina personuppgifter och hur länge vi sparar dem

Ändamål och laglig grund

Personuppgifterna som vi har samlat in om dig används för olika ändamål. I detta avsnitt förklarar vi varför vi använder dina personuppgifter, ger exempel på behandlingar som vi utför för att uppfylla ändamålet och vilken laglig grund som vi baserar behandlingen på.

Lagring

Allmänt sett sparar vi dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla ändamålen för vilka de samlats in. Uppgifterna kan också komma att sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. För oss är det viktigt att du vet om hur länge vi behåller dina personuppgifter. Nedan förtydligar vi hur länge dina uppgifter sparas.

3.1. För att kunna tillsätta förtroendevalda

Inom KF och de anslutna konsumentföreningarna har alla medlemmar en röst. För att kunna följa våra demokratiska processer anordnas val av förtroendevalda. Ägarombud väljs av medlemmarna, valberedning och styrelse väljs av stämman. För att kunna administrera dessa val behöver vi behandla personuppgifter om dig som är aktuell för en position som förtroendevald.

Behandlingar som utförs för ändamålet

Vi anordnar nationella ägarombudsval där medlemmarna i konsumentföreningarna får möjlighet att rösta
Vi registrerar inkomna kandideringar för ägarombud
Vi registrerar inkomna anmälningar och nomineringar till val av valberedning och styrelseledamöter
Vi kontaktar kandidater och nominerade för att genomföra intervjuer
Vi genomför i vissa fall bakgrundskontroller
Vi samlar in förtroendeförsäkran från kandidater och nominerade
Vi genomför i vissa fall referenstagning

Exempel på kategorier av personuppgifter

För- och efternamn
Personnummer
E-postadress
Telefonnummer
Medlemsnummer
Konsumentförening du är medlem i
Information som inkommer via kandidatförsäkran
Bild
Tidigare arbetslivserfarenheter och personliga egenskaper
Information som framkommer under intervjuer
Ekonomiska förehavanden

Laglig grund

Det avtal (föreningsstadgar) vi ingått med dig när du blivit medlem i din konsumentförening samt vårt berättigade intresse av att kunna tillsätta förtroendevalda i vår föreningsverksamhet.

Mottagare av personuppgifter

Leverantör för digitalt kandideringssystem
Lagringstjänst
E-postleverantör

Lagringstid

Vi sparar personuppgifterna på samtliga kandidater och intresserade i 24 månader efter avslutat ägarombudsval, stämma eller styrelsemöte. Uppgifterna lagras i enlighet med diskrimineringslagen (2008:567) för att vi ska kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk med anledning av hur valen har gått till. För den som blivit förtroendevald hanterar vi personuppgifter enligt punkt 3.2.

3.2. För att kunna administrera förtroendevaldas uppdrag

Inom KF och de anslutna konsumentföreningarna finns en demokratisk ordning där det finns förtroendevalda som har olika roller att fylla. För att det parlamentariska årshjulet ska fungera, för att arvoden ska kunna betalas ut och för att kallelser ska kunna skickas behöver vi behandla personuppgifter om dig som är förtroendevald.

Behandlingar som utförs för ändamålet

Vi registrerar valda ägarombud i våra interna system för förtroendevalda
Vi kommunicerar valda ägarombud i våra olika digitala kanaler så väl som i fysiska butiker
Vi kommunicerar övriga förtroendevalda i digitala kanaler
Vi ingår avtal med förtroendevalda
Vi registrerar kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med förtroendevalda
Vi registrerar kontouppgifter för att kunna betala ut arvoden
Vi kallar ägarombuden till föreningsstämma
Vi bjuder in styrelseledamöter och valberedare till föreningsstämma
Vi kallar styrelseledamöter till styrelsemöten
Vi marknadsför i vissa fall våra ägarombud
Vi samlar in rapporter med information om genomförda aktiviteter och möten

Exempel på kategorier av personuppgifter

För- och efternamn
Personnummer
E-postadress
Telefonnummer
Konsumentförening som du representerar
Bild
Kontouppgifter
Medlemsnummer
Tidigare arbetslivserfarenheter och personliga egenskaper

Laglig grund

De avtal (t ex föreningsstadgar, stämmobeslut och protokoll) vi ingått med dig när du har blivit förtroendevald.

Mottagare av personuppgifter

Systemleverantör med ägarombudsdatabas
Lagringstjänst
E-postleverantör

Lagringstid

Personuppgifterna sparas så länge du är förtroendevald. Efter att den sista arvodesutbetalningen är genomförd rensas dina uppgifter. De avtal du har ingått med oss som förtroendevald och eventuella rapporter sparas i två år efter att ditt uppdrag som förtroendevald avslutas. Protokoll lagras i sju år.

3.3. För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Ibland kan tvister uppkomma där vi behöver kunna utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I samband med sådant ärende kan vi behöva behandla dina personuppgifter.

Behandlingar som utförs för ändamålet

Vi använder de personuppgifter som krävs för att kunna hantera den relevanta tvisten.

Exempel på kategorier av personuppgifter

För- och efternamn
Personnummer
E-postadress
Telefonnummer
Medlemsnummer
Konsumentförening som du representerar
Information som inkommer via kandidatförsäkran
Bild
Tidigare arbetslivserfarenheter och personliga egenskaper
Information som framkommer under intervjuer
Ekonomiska förehavanden

Laglig grund

Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Laglig grund för särskilda kategorier av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. För detta ändamål kan vi behandla känsliga uppgifter om det är nödvändigt för att bemöta rättsliga anspråk i en tvist.

Mottagare av personuppgifter

Domstolar
Juridiska ombud och/eller andra motparter
Offentliga myndigheter

Lagringstid

Under den tid som det finns risk för tvist. Vid bedömning av hur länge det finns risk för tvist ser vi till preskriptionstider enligt tillämplig lag som gäller för olika tvister.

4. Hur vi lämnar ut dina uppgifter till tredje part

Ibland kommer vi att behöva lämna ut dina uppgifter till andra företag. Dina personuppgifter kan exempelvis komma att delas med andra bolag och föreningar inom KF-sfären. Vi kan även dela personuppgifter med externa samarbetspartners och leverantörer. Vissa av dessa är personuppgiftsbiträden till oss och vissa är självständigt personuppgiftsansvariga. Nedan finner du en sammanställning av de mottagare som kan komma att ta del av dina personuppgifter.

Mottagare som är personuppgiftsbiträden
Kategori av mottagare	Definition
E-postleverantör	är företag som tillhandahåller system för e-postutskick.
Lagringstjänst	är system där vi lagrar dina personuppgifter.
Systemleverantör med ägarombudsdatabas	är företag som tillhandahåller system för att hålla en databas för ägarombud.
Leverantör för digitalt kandideringssystem	är företag som tillhandahåller systemstöd för kandideringsförfarandet.

Mottagare som är självständigt personuppgiftsansvariga
Kategori av mottagare	Definition
Domstolar	är särskilda myndigheter som självständigt utövar dömande och rättsvårdande verksamhet.
Juridiska ombud och/eller andra motparter	är företag eller personer som företräder den som är part i en tvist eller domstolsmål.
Koncernbolag	är bolag eller ekonomiska föreningar som ingår i KF-koncernen.
Offentliga myndigheter	är myndigheter som begär att vi lämnar ut personuppgifter som krävs för att myndigheten ska kunna fullgöra det uppdrag myndigheten har.

Mer information om vilka mottagare som kan få ta del av dina personuppgifter för våra olika ändamål hittar du i avsnitt 3.

5. Tredjelandsöverföringar

Ibland kan vi vara tvungna att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Detta kan vara när vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag enligt avsnitt 3-4. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns tillräckliga garantier för att dina personuppgifter hanteras på ett bra sätt.

För att skydda dina personuppgifter när vi överför dem har vi därför ingått avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller kontrollerat att det finns ett beslut om adekvatskyddsnivå som gäller för mottagarlandet.

6. Kom ihåg dina rättigheter!

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vilka dessa rättigheter är, vad de innebär och hur du utövar dem.

Vad olika rättigheter innebär och hur du utövar dem
Rättighet	Om rättigheten och hur du utövar den
Din rätt till tillgång	Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter.
Din rätt till rättelse	Har vi inte dina senaste uppgifter eller behandlar vi felaktiga uppgifter om dig? Då kan du begära att dina personuppgifter rättas.
Din rätt till radering och begränsning	Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas eller begränsas, t.ex. om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning.
Din rätt att invända mot vår behandling	Du har rätt att invända mot vår behandling (t.ex. den behandling som baseras på våra berättigade intressen). Notera att vi fortsatt kommer att behandla vissa uppgifter förutsatt att vi kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina rättigheter. Detta kan röra personuppgiftsbehandling som är särskilt viktig för vår verksamhet, t.ex. vårt säkerhetsarbete.
Din rätt till dataportabilitet	För den behandling som vi utför baserat på vårt avtal med dig kan du begära att få de uppgifter som du har tillhandahållit överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportering).
Din rätt att kunna lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten	Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att lämna in ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.